Gestão de Oficinas: Um modo prático de fazer (Financeiro)

No nosso último encontro conversamos um pouco sobre o setor administrativo de uma oficina e dentro do conceito de Gestão que estamos trabalhando não podemos esquecer que temos uma tarefa diária de fazer e responder algumas perguntas que vão nos direcionar nas decisões administrativas e nas definições de solução para problemas do dia a dia. Para não esquecer, vamos pensar em como responderíamos as perguntas abaixo (se necessário vale a pena dar uma lida no texto do jornal passado):

A – Qual o custo fixo de sua empresa (em reais R$ e em % sobre o faturamento)?
B – Qual o percentual líquido que ganho na compra de peças?
C – Qual o impacto da folha de pagamento sobre o faturamento da empresa?
D – É melhor ter mais funcionários e pagar menos ou ter menos funcionários e pagar  mais?
E – Quantos e quais relatórios gerenciais utilizo antes de tomar alguma decisão?
F – Como é o controle de EPI? Cobro dos funcionários?
G – Qual o passivo (em reais R$) hoje?
H – Existe algum trabalho permanente de treinamento dos funcionários?
I – Que tipo de trabalho é feito para manter o cliente e nunca decepcioná-lo?
J – Numa escala de 1 a 10 qual é o número que corresponde à sua ética profissional?

  Não esqueça: visualize sua empresa e a divida conforme abaixo:

1 – Administrativo  2 – Financeiro
3 – Estoque   4 – Produtivo
5 – Fiscal

2 – Financeiro:

Quando falamos em iniciar um processo de gestão na área financeira da oficina, estamos nos propondo a não somente verificar relatório de contas a pagar e contas a receber. Numa oficina o financeiro normalmente é dividido em “Contas a Receber, Contas a Pagar e Bancário”. Até aí tudo certo. O que não podemos esquecer é que tanto o contas a receber , quanto o contas a pagar são alimentados de informações que anteriormente foram processadas pela ordem de serviço e pelo lançamento das notas fiscais daquilo que compramos. Então já fica claro que a gestão do setor financeiro não começa no setor financeiro. É necessário iniciarmos, o quanto antes, uma reavaliação de como as informações estão sendo lançadas no sistema que  sua empresa utiliza. Não podemos pensar em ter lançamentos diretos no financeiro. Vamos relembrar que gestão nada mais é do  que administração / organização, ou seja, é necessário organizar a forma como as informações que vão gerar o financeiro entram no sistema. Esse é o primeiro passo e nossa primeira preocupação. Ao ler este texto faça uma autocrítica (não tente enganar a si mesmo) sobre como as informações do financeiro são processadas. Esse é o ponto inicial de uma boa gestão do setor financeiro.

Quando estivermos com este procedimento funcionando bem, poderemos iniciar a segunda etapa de gestão do setor financeiro, que é a análise gerencial das informações que o sistema que a oficina utiliza pode oferecer. Analisar o financeiro de uma empresa não é olhar somente o contas a receber e o contas a pagar. Vamos tentar responder algumas perguntas básicas:

A – Consigo entender qual a diferença de faturamento e recebimento?
B – Consigo fazer o fechamento mensal das movimentações financeiras?
C – Tenho o contas a pagar com suas previsões antecipadamente?
D – Não deixo misturar as contas da empresa com as pessoais?
E – Sei qual o custo fixo para abrir a empresa todos os dias?
F – Consigo avaliar prazo médio de recebimento e prazo médio de pagamento?
G – Utilizo fluxo de caixa?
H – Já fez a pergunta: porque utilizo planilhas de Excel e não somente o sistema?
I – Consigo avaliar a relação OS e financeiro, ou gasto de material e funcionário?
J – Consigo fazer as contas para saber se ganho alguma coisa com a reposição (troca) de
peças, ou só faço o valor de venda menos o valor de compra?
L – Tenho um plano de contas bem definido que vai mostrar tudo o que aconteceu com a
empresa durante o mês?
M – Tenho um pró-labore de acordo com a capacidade de pagamento da empresa?
N – Utilizo o movimento bancário juntamente com o contas a receber e pagar?

Existem várias outras perguntas que podem nos orientar a fazer uma análise mais detalhada do setor financeiro da oficina. Essas vão fazer com que iniciemos um processo e possamos sair do básico (é o que a maioria das oficinas fazem). Sabemos também que a cada dia este controle tem que ser maior e mais rigoroso e que precisamos entender cada vez mais  como gerir melhor o setor financeiro. Precisamos, de imediato, disponibilizar um pouco mais de tempo para analisarmos os relatórios gerenciais e respondermos as questões acima. Acompanhe mais de perto as atividades do setor financeiro. Envolva-se um pouco mais além de olhar o contas a receber e a pagar. Observe como as informações são alimentadas no financeiro. Quando isso acontecer, e pode ter certeza que acontecerá de forma natural, você e sua empresa já estarão vivendo a “Gestão Financeira”.

Fábio Moraes é diretor da Ultracar, proprietária do Software de Gestão Ultracar (parceiro da Universidade Newton Paiva), , consultor do IAA, parceiro do Agenda do Carro, tem o apoio do IQA (Instituto da Qualidade Automotiva de São Paulo), consultor do IQA, parceiro oficial do Cesvi Brasil e é consultor de várias oficinas no Brasil. fabio@ultracar.com.br


  • acho muito boas suas matérias, gostaria muito de implantar isso tudo, mas acho muito difícil as pessoas corresponderem nas informações, ou seja falta de conhecimento e comprometimento.

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